Bătăile de cap ale contabililor cu privire la concediile medicale prelungite: Cum afectează acestea calculul salariilor?

Noul set de reglementări fiscale, cunoscut ca Legea 141/2025, aduce companiile în fața unor situații complicate atunci când perioada de boală a unui angajat se întinde pe mai multe luni. Camera Consultanților Fiscali (CCF) a comunicat îngrijorările sale către Ministerul Finanțelor, ANAF și CNAS.

„Acest sistem de calcul se bazează pe proiecții viitoare, contrazicând principiile de transparență, exactitate și previzibilitate financiară”, a subliniat Luminița Obaciu, un reprezentant important al CCF.

Conform reglementărilor, indemnizația brută lunară pentru incapacitate temporară de muncă din motive medicale se calculează pentru fiecare episod de boală folosind un procent variabil.

În detaliu, legea stipulează un cuantum brut lunar al indemnizației astfel:

• 55% din baza de calcul pentru concedii ce durează până la 7 zile.
• 65% pentru concedii între 8 și 14 zile.
• 75% pentru concedii care depășesc 15 zile.

„Concediile medicale sunt acordate progresiv, în funcție de starea de sănătate a salariatului, iar un astfel de episod poate să se prelungească pe parcursul mai multor luni. Astfel, nu putem cunoaște procentul corect al indemnizației la sfârșitul lunii curente, ci numai după stabilirea duratei totale a întregului episod medical”, a explicat Luminița Obaciu.

În acest context, stabilirea procentului adecvat pentru calculul indemnizației necesită cunoașterea numărului total al zilelor de concediu medical aferente întregului episod, inclusiv din lunile următoare.

Această măsură vine în conflict cu regulile contabile și fiscale lunare, care cer ca toate datele necesare pentru calculul salariilor și veniturilor suplimentare să fie disponibile până la finalul lunii respective și reflectate în documentele contabile.

În luna în care se inițiază episodul medical, angajatorul nu poate determina exact procentul indemnizației fără detalii despre durata totală a concediului, care poate continua și în următoarea lună.

Dificultățile impuse de reglementările actuale includ:

• Rectificarea calculului salarial pentru luna precedentă și întocmirea unui ștat de plată rectificativ corespunzător;

• Recalcularea și compensarea diferențelor pentru indemnizațiile medicale, cauzate de ajustarea procentului de calcul. Aceste diferențe vor fi compensate ulterior termenului inițial de plată stabilit prin contractul de muncă;

• Reevaluarea și plata diferențelor de taxe și contribuții salariale, cu posibile penalități de întârziere pentru sumele suplimentare stabilite prin recalculare;

• Rectificarea Declarației 112, ceea ce aduce un efort administrativ suplimentar și riscuri de erori;

• Depunerea solicitărilor rectificative pentru recuperarea indemnizațiilor medicale de la Casa de Asigurări de Sănătate;

• Probleme în sistemele informatice de salarizare, care nu pot calcula automat corect în lipsa unui procent clar și complet la începutul episodului medical;

• Discrepanțe între evidențele interne ale angajatorului și cele ale instituțiilor publice, conducând la documente cu informații greșite (cereri de șomaj, rapoarte de venituri, statistici, etc.) dacă sunt solicitate și completate înainte de cunoașterea totalului zilelor de concediu medical.

O altă problemă notabilă este ambiguitatea în lege cu privire la ziua 15, deoarece actualmente doar perioadele de 8-14 zile și cele peste 15 zile sunt definite.

În apelul către autorități, Camera Consultanților Fiscali a făcut câteva sugestii de îmbunătățire:

• Să permită calculul indemnizațiilor folosindu-se procentul corespunzător fiecărui segment de zile (primele 7 zile – 55%, zilele 8–14 – 65%, peste 15 zile – 75%) fără combinarea zilelor din certificatele medicale succesive pentru același episod de boală.

• Excluderea obligativității de a rectifica indemnizațiile pentru lunile anterioare când informațiile necesare procentului adecvat sunt disponibile ulterior din lunile respective.

Dacă menținerea obligației de cumulare a zilelor de concediu pentru același episod de boală va continua,

CCF cere introducerea unei proceduri oficiale care să permită reflectarea diferențelor de indemnizație doar în luna în care sunt descoperite, fără necesitatea recalculării fiscale retroactive și aplicarea de sancțiuni. Astfel, este cerută o stipulare clară în lege că aceste diferențe se consideră venituri ale lunii în care sunt recunoscute și înregistrate.