Autoritățile propun digitalizarea relației client-notar: Toate documentele și procedurile vor fi realizate printr-o platformă IT unică

Autoritățile propun digitalizarea relației client-notar: Toate documentele și procedurile vor fi realizate printr-o platformă IT unică
Notar public, Foto: Tetrinos / Dreamstime.com

Notarii publici care doresc să efectueze acte și proceduri notariale în format electronic vor fi obligați să utilizeze o platformă IT unică, denumită Top-not, care va fi dezvoltată și gestionată de Uniunea Națională a Notarilor Publici din România. Aceasta este o parte a inițiativei legislative propuse de Ministerul Digitalizării, care prevede că activitățile electronice se vor desfășura, în principal, la sediul profesional al notarului, cu excepția unor acte și proceduri care pot fi realizate fără prezența fizică a părților.

Stadiul actual: Majoritatea procedurilor notariale se desfășoară „în persoană” și „pe hârtie”

„În prezent, majoritatea procedurilor notariale se desfășoară „în persoană” și „pe hârtie”, iar instrumentele digitale sunt utilizate vor mai ales pentru gestionarea proceselor interne (de exemplu, înregistrarea procurilor, declarațiilor de opțiune succesorală, convențiilor matrimoniale și a succesiunilor în registrele electronice). Aceste instrumente sunt integrate în relația cu diverse baze de date publice, dar nu și în interacțiunea directă cu clienții”, se menționează în nota de fundamentare.

Astfel, notarul public colectează documentele de la client și redactează actul în format fizic, dar transmite aceste documente în format electronic (scanate și semnate electronic) pentru înregistrarea în registrele notariale electronice și în cele publice, păstrându-le de asemenea în arhiva sa.

Modul de digitalizare a activității notariale

Platforma Top-not va fi dezvoltată de Uniune pentru a gestiona și stoca actele notariale, precum și documentația aferentă. Aceasta va asigura securitatea, confidențialitatea și integritatea datelor, respectând totodată secretul profesional.

Serviciile IT necesare pentru dezvoltarea platformei pot fi furnizate de entități private, conform procedurilor stabilite de Consiliul Uniunii. Cu toate acestea, normele de funcționare a platformei Top-not vor necesita aprobarea Consiliului și a Autorității pentru Digitalizarea României pentru a se asigura respectarea standardelor tehnice de securitate.

Platforma Top-not va facilita și schimbul de informații între notarii publici, precum și interacțiunea cu autoritățile și instituțiile publice.

Uniunea, administratorii platformei Top-not și echipele de securitate cibernetică vor monitoriza în timp real activitățile desfășurate prin intermediul platformei, având scopul de a efectua audite regulate pentru protecția și trasabilitatea datelor.

Datele jurnalizate vor fi stocate pe toată perioada de păstrare legala a documentelor, conform normelor arhivistice notariale.

Orice modificare sau incident care poate influența activitatea platformei Top-not va trebui să fie raportat Autorității pentru Digitalizarea României.

Platforma, sau anumite componente ale acesteia, vor fi supuse auditului, atât intern cât și extern, pentru a verifica respectarea normelor de protecție și securitate, financiere prin bugetul Uniunii.

În ceea ce privește actele si procedurile notariale, notarii publici vor putea lucra atât pe suport de hârtie, cât și electronic. Însă, cei care optează pentru varianta electronică trebuie să obțină în prealabil autorizația Uniunii pentru a desfășura activitatea în acest mod, precum și acces la platforma Top-not.

Pentru notarii care aleg proceduri electronice, Uniunea va face actualizări corespunzătoare în Registrul Național de Evidență a Notarilor Publici și va publica o listă cu aceștia pe site-ul oficial.

Tipuri de acte electronice care pot fi realizate fără prezența fizică a părților

Activitatea notarială electronică va include toate actele și procedurile compatibile, desfășurându-se în principal la sediul notarului, dacă părțile sunt prezente fizic și semnează cu semnătura electronică calificată.

Totuși, notarul public va putea realiza în mod electronic, fără prezența fizică a părților, anumite acte și proceduri explicit reglementate de lege, cum ar fi:

  • consultații juridice scrise cu caracter notarial;
  • primirea și păstrarea documentelor în format electronic în arhiva electronică notarială;
  • darea de dată certă actelor în format electronic;
  • legalizarea semnăturii interpretului și traducătorului autorizat pe traducerile în format electronic;
  • transmiterea actelor către Oficiul Național al Registrului Comerțului;
  • înaintarea cererilor către autorități;
  • comunicarea diverselor documente pentru operațiuni de publicitate imobiliară.

Proiectul de lege introduce și conceptul de eliberare a duplicatelor de pe documentele notariale realizate în alte forme decât cele inițiale, inclusiv eliberarea copiilor legalizate pe formate diferite.

De asemenea, eficiența activității notariale va fi îmbunătățită prin înființarea unei evidențe a activităților notariale electronice, care include registrele biroului notarial.

Odată cu schimbările de atribuuții și proceduri propuse în legislație, vor apărea și abateri disciplinare corespunzătoare pentru neluarea în considerare a reglementărilor în activitatea notarială electronică.

Recomandari
Show Cookie Preferences