Semnificația și elementele acordului de confidențialitate
Experiența practică arată că, deși conferirea importanței acordului de confidențialitate poate părea un detaliu nesemnificativ în cadrul documentelor contractuale, de fapt, confidențialitatea reprezintă un element crucial în toate domeniile de activitate comercială. Relațiile contractuale între profesioniști, colaborarea cu furnizorii și distribuitorii, protejarea drepturilor de proprietate intelectuală, realizarea tranzacțiilor sau obținerea de finanțări bancare, toate aceste domenii, deși diferite, necesită aceeași precauție și atenție în ceea ce privește confidențialitatea și protecția informațiilor sensibile.
În contextul operațiunilor contractuale complexe, etapa de negociere devine esențială. Pe lângă discuțiile privind forma juridică a contractului ce urmează să fie încheiat, orice negociere presupune un schimb de informații sensibile, cum ar fi datele despre valoarea bunurilor implicate, situația financiară și bonitatea uneia dintre părți, informații despre stocurile de vânzări etc.
Situația devine mai complicată atunci când contractul vizează tranzacții în domeniul M&A, unde obiectul contractului are un impact semnificativ asupra viitorului entităților implicate. De exemplu, în cazul achiziției unei societăți, condițiile și prețul acestuia se stabilesc în urma unei evaluări atente, iar riscurile identificate pot deveni un factor decisiv. Fiecare tranzacție de acest fel este premergătoare unui proces de due diligence, care are ca scop să ofere achizitorului o imagine clară asupra societății vândute, inclusiv asupra informațiilor confidențiale.
Indiferent de modul în care se desfășoară negocierile, chiar și fără un acord care să protejeze informațiile confidențiale, se aplică prevederile art. 1184 din Codul Civil, conform cărora „Când o informație confidențială este comunicată de o parte în timpul negocierilor, cealaltă parte este obligată să nu o divulge și să nu o folosească în interes propriu, indiferent dacă contractul se încheie sau nu. Încălcarea acestei obligații poate atrage răspunderea părții în culpă.”. Astfel, chiar și în lipsa unui angajament formal, partea care primește informații confidențiale are obligația legală de a nu le divulga sau utiliza în interes personal.
Prevederea menționată are un domeniu de aplicare extins, stabilind o obligație generală de nedivulgare și neutilizare a oricărei informații confidențiale dezvăluite în negociere, subliniind totodată că încălcarea acestor obligații va atrage răspunderea părții culpabile.
Deși reglementările legale oferă această protecție prin art. 1184 din Codul Civil, în practică, majoritatea părților aleg să încheie un acord de confidențialitate sau NDA (non-disclosure agreement). Deși la prima vedere, dispoziția din Codul Civil oferă o garanție legală, derivată din obligația de bună-credință în timpul negocierilor, care interzice divulgarea și utilizarea informațiilor confidențiale, realitatea este că gradul general de aceasta poate diminua protecția oferită.
Așadar, o astfel de aparență poate fi înșelătoare – în special în context contractual, unde gradul de generalitate al unei obligații de non-divulgare este invers proporțional cu nivelul de protecție pe care îl oferă. Cu cât conținutul obligației de confidențialitate este mai bine definit, cu atât va fi mai clar pentru partea care primește informațiile ce comportamente trebuie evitate, facilitând în același timp dovedirea unei posibile încălcări.
Practic, prin intermediul acordurilor pre-contractuale, părțile definesc clar comportamentele care ar putea fi considerate contrare bunei-credințe în negociere, stabilind standardul necesar pentru a determina eventualele responsabilități.
Prin acordurile de confidențialitate, părțile au ocazia să îmbinăm elementele obligației de confidențialitate, răspunzând întrebărilor legate de ce informații sunt considerate confidențiale, durata obligației de confidențialitate și sfera angajaților companiei afectați.
Dincolo de asigurarea certitudinii, un avantaj esențial al acordurilor de confidențialitate se referă la capacitatea părților de a decis asupra gradului de protecție al informațiilor confidențiale. Acest lucru permite includerea în sfera de protecție a informațiilor care, conform regulilor generale, ar putea fi considerate non-confidențiale sau, dimpotrivă, permite divulgarea unor informații care ar trebui protejate.
De asemenea, condițiile de răspundere pentru încălcarea acestor obligații pot fi negociate prin NDA, permițând părților să stabilească, de exemplu, o clauză penală pentru evaluarea prejudiciilor cauzate de încălcarea obligației.
Cea mai importantă componentă a unui acord de confidențialitate este prevederea referitoare la obiectul acestuia. Aceasta le permite părților să definească ce informații consideră confidențiale, specificând subiecte precum informații financiare, date despre clienți, know-how etc., scopul dezvăluirii (de exemplu, pentru un proces de due diligence) și modul de comunicare a acestor informații. Importanța acestei prevederi constă în faptul că aceasta definește clar obligația de confidențialitate la care părțile vor adera.
O altă prevedere esențială a unui acord de confidențialitate este cea referitoare la durată, care ar trebui să corespundă perioadei în care informațiile păstrează valoare economică sau sensibilitate.
În plus, acordul de confidențialitate ar trebui să precizeze cine sunt persoanele obligate de această responsabilitate și cum se va răspunde pentru eventualele divulgări realizate de angajați, personalizând în funcție de circumstanțe. Totodată, este important să se identifice destinatarii informațiilor și cercul persoanelor care pot primi aceste informații (consultanți, avocați etc.).
Acestea sunt doar câteva aspecte generale care trebuie luate în considerare în redactarea acordului de confidențialitate. Conținutul acestuia va fi adaptat și detaliat în funcție de specificul activităților fiecărei părți. Eficiența acordului de confidențialitate și modul în care răspunde nevoilor de protecție depind semnificativ de atenția acordată în redactare.
Articol semnat de Mircea-Bogdan Popescu, Partener (bpopescu@stoica-asociatii.ro) și Gabriela Bodnărescu, Avocat Junior (gbodnarescu@stoica-asociatii.ro) – STOICA & ASOCIAȚII
